Làm sao để sử dụng email một cách chuyên nghiệp?

Thứ sáu | 08.06.2018 | 10:22

Ngày nay, việc giao dịch bằng email doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến trong nhiều công ty. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng Email giao dịch một cách chuyên nghiệp. Dưới đây là một vài nguyên tắc viết email chuyên nghiệp mà bạn đọc nên tham khảo.

Tuân theo nguyên tắc công ty

Thứ nhất, bạn phải tuân thủ theo đúng những nội qui và chính sách của công ty về việc viết email, chẳng hạn như không dùng email để chọc phá, quấy rối, trêu đùa hay đe dọa người khác…

Nội dung ngắn gọn, súc tích

Nên soạn thảo email càng ngắn càng tốt, hãy tập trung vào chủ đề chính cần truyền đạt và chỉ nêu các điểm quan trọng, tránh lòng vòng mà không bám theo một chủ đề nào trừ khi bạn viết email để giải trình hay nêu nguyên nhân của sự việc.

Tiêu đề cần bao quát nội dung email

Không nên không đặt tiêu đề và tiêu đề cần bao quát hết được nội dung email. Thông thường, các lãnh đạo phải nhận rất nhiều email nên việc để tiêu đề rõ ràng, bao quát sẽ giúp phân lọai và trả lời các email nhanh hơn và công việc nhờ vậy cũng tiến hành nhanh hơn.

Tránh lỗi chính tả

Đặc biệt chú ý lỗi chính tả và hình thức email vì nó sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và sự sắp xếp khoa học của bạn. Bạn nên mở chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động của máy tính và tự kiểm tra lại trước khi gửi đi. Nếu một email quá nhiều lỗi chính tả và hình thức không rõ ràng thể hiện sự thiếu tôn trọng người nhận.

Nên viết những câu ngắn và giữa các đọan nên để khoảng cách để người xem không bị rối. Hãy in đậm những chủ đề chính cho từng nội dung, điều này chứng tỏ tính chuyên nghiệp và làm người xem dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học

Tên file đính kèm phải rõ ràng và bố trí theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác và khách hàng, việc này sẽ làm họ thấy bạn là người không cẩn thận, không chuyên nghiệp. Với các file được đặt tên tiếng Việt thì bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu.

Không viết chữ in hoa

Một điều tối kị cần tránh và thường làm người nhận bực mình là toàn bộ nội dung trong email đều được viết bằng chữ in hoa. Viết hoa tòan câu như vậy khiến khách hàng hay đói tác của bạn cảm thấy khó chịu. Ngoài ra, màu sắc kiều chữ in nghiêng in đậm cần được sắp xếp cho thống nhất. Hãy xem việc soạn thảo email công vụ như viết một bài luận văn nên bạn cũng không được dùng những cụm từ viết tắt.

Bên cạnh đó, bạn nên hạn chế việc lạm dụng sử dụng các từ quan trọng hoặc khẩn cấp trong tiêu đề email. Hãy để dành sử dụng nó cho những bức mail cực kì quan trọng và đặc biệt.

Trả lời mail càng nhanh càng tốt

Hãy cố gắng phúc đáp tất cả các email trong vòng 24 giờ. Việc này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp vừa thể hiện sự lịch thiệp và sự tôn trọng người khác.

Sử dụng chữ ký cá nhân

Trong các email giao dịch chuyên nghiệp cần sử dụng chữ kí cá nhân mình bạn nên bao gồm tên, địa chỉ, chức danh và phone ở cuối bức email. Khi đó người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, làm bộ phận nào và chịu trách nhiệm quản lí những vấn đề gì. Nhất là với những khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn.

Chặn thư rác

Để đối phó với thư rác thì cách tốt nhất là bạn hãy tống nó vào ngăn thư rác, hoặc bấm nút delete nó hoặc sử dụng phần mềm ngăn chặn các bức thư linh tinh này.

Cc email

Hãy copy hay gửi chuyển tiếp thư của bạn cho những người có liên quan từ sếp đến trợ lý và những đồng nghiệp có liên quan. c/c email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc chung và kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Ngoài ra, sếp cũng có thể dõi theo tiến độ công việc của cả hệ thống.

Hãy tạo thói quen thiết lập email theo những lời khuyên đơn giản trên, nhất định bạn sẽ chứng tỏ và duy trì được tác phong chuyên nghiệp của mình trong môi trường làm việc năng động.