Những lưu ý khi sử dụng email trong trao đổi nội bộ

Thứ sáu | 08.06.2018 | 10:31

Hiện nay một trong những cách thức làm việc phổ biến nhất đó chính là làm việc qua email. Nhiều người nghĩ rằng làm việc qua email, đặc biệt là nội bộ rất đơn giản vì dùng chữ viết sẽ đơn giản hơn là giao tiếp bằng lời nói. Nó đúng là như vậy khi và chỉ khi bạn đã nắm được những nguyên tắc làm việc email đúng cách. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn trao đổi với sếp, đồng nghiệp hoặc cấp dưới của mình một cách đúng nhất:

Tiêu đề

Khi bạn gửi mail dù là mục đích gì thì cũng sẽ là thiếu tôn trọng người nhận nếu như bạn bỏ qua phần tiêu đề này. Với những người làm việc qua email, một ngày họ phải nhận và xử lý rất nhiều email, việc ghi tiêu đề giúp họ biết được khái quát email đang nói về vấn đề gì. Nếu đọc tiêu đề thấy nội dung email quan trọng họ sẽ đọc ngay lập tức, bạn bỏ trống tiêu đề sẽ khiến họ có cảm giác chưa cần thiết phải đọc.

Khi bạn ghi tiêu đề chính là bạn đang thể hiện mình là một người chuyên nghiệp, trình bày email một cách khoa học. Và chắc chắn ai cũng thích làm việc với những người như vậy chứ không phải là một người cẩu thả đến cả tiêu đề cũng không viết hoặc không biết cách đặt. Việc ghi tiêu đề mail rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ giúp người nhận có thể dễ dàng tìm lại email khi cần dùng đến thông qua tiêu đề.

Diễn đạt nội dung

Khi sử dụng email trong hoạt động nhóm hãy lưu ý đến tính rành mạch, rõ ràng khi diễn đạt nội dung. Thứ nhất là để người trong nhóm mình hiểu được ý của mình, để cùng nhau làm việc thật tốt. Và thứ hai là để phòng tránh rủi ro có thể xảy ra. Ví dụ như sếp giao đề tài cho cả nhóm làm, bạn là người phân công công việc cho cả nhóm. Cuối tháng sếp nói có người trong nhóm bạn chưa hoàn thành công việc. Khi đó bạn sẽ dùng mail đã gửi để đối chứng rằng bạn có phân công rất rõ ràng, cụ thể. Và chưa hoàn thành công việc là lỗi của người đó chứ không phải do bạn.

Chữ ký

Không cần phải ghi những lời cảm ơn dài dòng mỗi lần gửi email. Nhưng cũng không nên bỏ qua những lời tốt đẹp dành cho nhau dù là những người thân thiết trong công ty. Sau khi soạn xong nội dung hãy dành thời gian cho chữ ký bằng những lời thân thương như: Thanks, Best Regards, Regards hoặc Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành… Chắc chắn nó sẽ khiến người nhận cảm thấy được thoải mái, vui vẻ, có thiện cảm hơn khi nhận được những lời này.

Kiểu chữ

Rất nhiều người có thói quen ghi chữ in hoa cho toàn bộ mail, hoặc vì muốn nhấn mạnh vấn đề mà viết in hoa cho tất cả. Điều này gây nên sự khó chịu cho người nhận, cho họ có cảm giác giống như đang bị ra lệnh vậy. Cũng có những người sử dụng nhiều font chữ, kích cỡ, màu sắc chữ khác nhau khiến cho mail giống như một bức tranh đầy màu sắc và người nhận bị rối tung khi đọc nó.

Hãy tập cách viết email đúng cách khi sử dụng chữ in hoa, in đậm, tô màu đúng nơi đúng chốn. Sao cho nhìn vào bản email người ta nhận thấy những điều cần nhấn mạnh thông qua những kiểu chữ riêng biệt đó. Có nhiều người rất bận rộn, khi đọc mail họ chỉ đọc những phần in đậm nghiêng và cho đó là ý chính. Nếu bạn in đậm và viết hoa sai dễ khiến người nhận hiểu sai ý của bạn.

Độ dài

Vì là email trao đổi công việc trong nội bộ nên tránh những hình thức rườm rà mà nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật vấn đề cần giải quyết. Càng ngắn càng tốt, nhưng vẫn đảm bảo truyền tải đầy đủ những gì mà mình muốn nói.

Chính tả

Dù bận tới đâu cũng nên dành thời gian đọc lại email của mình. Nếu viết sai chính tả sẽ khiến người nhận khó chịu, không muốn hợp tác với mình. Thậm chí họ sẽ nghĩ mình là một người cẩu thả, không chuyên nghiệp. Một, hai lần có thể bỏ qua vì người ta sẽ nghĩ bạn quá vội, nhưng lần nào cũng vậy liệu có ai có thể làm việc chung lâu dài với người chỉ chính tả thôi cũng sai thì còn làm được việc gì không?

Đối tượng gửi email

Thông thường một email nôi bộ được gửi đi với nội dung thông báo, báo cáo, mong được giúp đỡ hay yêu cầu hoàn thành công việc nào đó. Tùy vào mục đích và đối tượng nhận của email, bạn hãy chọn “giọng điệu trao đổi” sao cho phù hợp.

Chẳng hạn, khi nhờ ai đó chia sẻ công việc giúp mình, bạn không nên dùng từ “yêu cầu”, hay khi người nhận email có chức vụ ngang bạn, bạn cũng không thể sử dụng ngôn từ mà sếp hay nói với cấp dưới… Cách dùng từ trong email trao đổi công việc còn biểu hiện thái độ, tình cảm của bản thân mình đối với người nhận. Tại sao có những người khi gửi email luôn nhận được sự giúp đỡ hay chia sẻ nhiệt tình từ đồng nghiệp, còn một số người khác thì không?

Tốt nhất, khi viết email nội bộ, dù đối tượng là ai: Sếp hay nhân viên, người lớn tuổi hay nhỏ tuổi hơn bạn, câu đầu tiên trong email bạn nên dùng những lời chào mang tính trang trọng và thân mật như: Dear, Hi, Chào anh/ chị… để thể hiện sự trân trọng đến các đối tượng giao tiếp.

Tạo email là để giải quyết công việc một cách thuận tiện hơn. Nhưng có là thuận tiện hay không nó còn phụ thuộc vào văn hóa giao tiếp của mỗi người thông qua việc gửi email. Hãy là người làm việc với email chuyên nghiệp bằng việc nắm rõ và thực hiện tốt các lưu ý trên.